X1 Search vs. Lookeen: Welches Outlook-Suchtool passt? (2026)

X1 Search und Lookeen legen beide einen schnellen Stichwortindex über Outlook unter Windows, und beide durchsuchen auch Ihre Dateien; deshalb landen sie auf denselben Auswahllisten. Sie unterscheiden sich darin, wie sie verkauft werden und wie weit sie reichen. Lookeen sitzt als Plug-in in Outlook, kostet ab 9 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und bringt einen KI-Assistenten auf Basis von ChatGPT-Modellen mit. X1 Search ist eine eigene Desktop-Anwendung für 79 US-Dollar im Jahr, die über Microsoft 365, Slack und weitere E-Mail-Konten reicht. Hier steht, wie die beiden im Vergleich abschneiden, geprüft anhand der Seiten beider Anbieter.

Transparenzhinweis: Inbox Search ist unser eigenes Produkt und kommt gegen Ende dieses Vergleichs vor. Die Angaben zu X1 Search und Lookeen stammen von x1.com und lookeen.com, geprüft am 3. November 2026. Preise und Funktionen ändern sich; maßgeblich sind die Seiten der Anbieter, nicht diese.

Die kurze Antwort

• Wählen Sie Lookeen, wenn Sie direkt im klassischen Outlook suchen wollen, über E-Mails, Termine, Aufgaben, Notizen und Kontakte sowie Ihre Dateien auf dem Desktop und auf Netzlaufwerken, bei einem Anbieter, der in Deutschland entwickelt und eine Server-Edition für den eigenen Betrieb (On-Premise) anbietet.
• Wählen Sie X1 Search, wenn Ihre Informationen über Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive, das Online-Archiv), Slack oder mehrere E-Mail-Konten verteilt sind oder Sie tiefe Metadatenfilter brauchen.
• Wählen Sie keines von beiden, wenn Sie einen Mac oder Outlook im Web nutzen: Beide laufen nur unter Windows.

Was kosten X1 Search und Lookeen 2026?

Die beiden rechnen unterschiedlich ab: X1 pro Lizenz, Lookeen pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Stand 3. November 2026:

Die Preise von Lookeen enthalten die MwSt., und es gibt eine 14-tägige Testphase. Die drei Desktop-Tarife enthalten dieselbe Suche in Outlook, Exchange und PST; mit dem Preis steigt vor allem das Tageskontingent des KI-Assistenten (siehe unten). Auch X1 bietet eine 14-tägige Testphase, verkauft Mengen- und Unternehmenslizenzen über seinen Vertrieb und zeigte bei unserer Prüfung auf seiner Kaufseite einen Rabatt von 20 %.

Für einen einzelnen Nutzer kostet die Jahreslizenz von X1 weniger als der günstigste Tarif von Lookeen. Für ein Team holen Sie bei beiden ein Angebot ein: Die Mengenlizenzen von X1 und die Server-Edition von Lookeen gibt es beide mit Preis auf Anfrage.

In Outlook oder daneben

Lookeen fügt sich als Such-Plug-in in Outlook ein, Sie suchen also direkt im klassischen Outlook, und es dient zugleich als Desktop-Suche für Ihre Dateien. Die Preisseite nennt das Outlook-Add-In für Outlook für Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 sowie Exchange Server 2010 SP2 bis 2019, mit und ohne Exchange-Cache-Modus. Das neue Outlook für Windows und Outlook im Web erwähnt sie nicht.

X1 Search ist eine eigene Anwendung mit eigenem Fenster. Es liest Ihre E-Mails über seine Microsoft-365-Integration und aus PST-Dateien und führt Exchange, Outlook, das Online-Archiv sowie Kontakte und Kalender unter seinen Microsoft-365-Quellen auf. Auch hier nennt die Seite das neue Outlook nicht.

In der Praxis heißt das: Arbeiten Sie den ganzen Tag im klassischen Outlook und wollen dort suchen, wo Sie ohnehin sind, passt Lookeen zu dieser Gewohnheit. Wollen Sie ein Fenster für viele Quellen, ist X1 genau dafür gebaut. Nutzen Sie das neue Outlook, testen Sie das jeweilige Werkzeug während der Testphase, bevor Sie zahlen.

Was die beiden durchsuchen

• Lookeen durchsucht E-Mails und Anhänge, Termine, Aufgaben, Notizen, Kontakte und Kalendereinträge; lokale PST- und OST-Dateien und öffentliche Ordner; sowie Dateien auf dem Desktop und auf Netzlaufwerken, nach eigenen Worten „in all common formats“ (in allen gängigen Formaten). Die Funktionstabelle nennt außerdem Online-Archive, in einigen Tarifen; prüfen Sie also vor dem Kauf, in welchen.
• X1 Search durchsucht Microsoft 365 (Exchange, Outlook, das Online-Archiv, Teams, SharePoint, OneDrive, Kontakte und Kalender), Slack, Gmail über einen API-Connector, Yahoo, AOL und andere IMAP-Konten, PST-Dateien, lokale Dateien und Dateifreigaben, Google Drive, Box und Dropbox.

Beide decken den klassischen Fall ab: Outlook plus Dateien. X1 reicht weiter in Chats, Cloud und andere E-Mail-Konten. Lookeen geht tiefer in Outlooks eigene Elemente wie Aufgaben und Notizen und in öffentliche Ordner.

Suche und Filter

Im Kern sind beide Stichwortwerkzeuge, und beide sind schnell, sobald der Index aufgebaut ist. X1 bietet Suche während der Eingabe, Hervorhebung der Treffer, Vorschauen von Dateien im Originalformat und mehr als 50 Metadatenfilter. Lookeen bietet erweiterte Abfragen und Filter über die Felder von Outlook, direkt aus dem Suchfeld in Outlook.

Was keines der beiden im alltäglichen Suchfeld kann: eine E-Mail nach ihrer Bedeutung finden. Wissen Sie noch, worum es in einer E-Mail ging, aber nicht mehr, wie sie formuliert war, findet ein Stichwortindex nichts, was passt: „Spesenabrechnung“ findet kein „Erstattungsformular“.

KI-Funktionen und Datenschutz

• Der KI-Assistent von Lookeen fasst E-Mails zusammen, entwirft Antworten, findet Kernpunkte, erkennt Widersprüche, erstellt Zeitleisten und extrahiert E-Mail-Adressen. Er läuft auf ChatGPT-Modellen mit einem Tageskontingent je Tarif: Basic 10 Anfragen an GPT-4o mini und 2 an GPT-4o pro Tag, Business 10 und 10, Premium 100 und 30. Die Server-Edition ist mit eigenem API-Schlüssel unbegrenzt.
• X1 Search nutzt KI, um E-Mails, Dokumente, Chats und Anhänge zu klassifizieren und zu verschlagworten; laut X1 verbessert das die Relevanz und hilft, sensible Informationen zu erkennen. Für seine KI-Funktionen empfiehlt X1 16 GB RAM und eine dedizierte Grafikkarte von Nvidia oder AMD.

Beide bauen ihren Suchindex auf Ihrem PC auf. Lookeen, in Deutschland entwickelt, gibt an, dass keine indizierten Informationen ins Internet übertragen werden („no indexed information is sent to the internet“). Wie die ChatGPT-Anfragen des KI-Assistenten verarbeitet werden, erklärt die Website nicht; fragen Sie also bei Lookeen nach, wenn das für Ihr Postfach wichtig ist. X1 gibt an, seine KI-Modelle „within your environment“ anzuwenden, also in Ihrer eigenen Umgebung.

Plattformen und Einrichtung

• Beide laufen nur unter Windows. X1 nennt Windows 10 und 11 und gibt an, dass Mac und Windows-Geräte mit Snapdragon-Prozessoren (ARM) nicht unterstützt werden und eine Mac-Version nicht unmittelbar bevorsteht. Lookeen nennt nur Windows-Versionen.
• X1 verlangt mehr vom Rechner: 8 GB RAM und 20 GB freien Speicherplatz als Grundausstattung, dazu die oben genannte Empfehlung für die KI.
• Lookeen bietet mehr Wege der Bereitstellung: auf dem Desktop, auf einem eigenen Server (On-Premise) oder in einer Private Cloud.

X1 Search vs. Lookeen im Überblick

Wann keines von beiden das richtige Werkzeug ist

X1 und Lookeen lösen dasselbe Problem auf dieselbe Weise: ein Index auf einem Windows-PC, abgeglichen über Stichwörter. Ist Ihr Problem ein anderes, ist es auch die Lösung.

• Auf dem Mac oder im Browser. Dort läuft keines der beiden.
• Im neuen Outlook für Windows. Keiner der beiden Anbieter nennt es, Sie wären also auf eine Testphase angewiesen, um es herauszufinden.
• Suchen, die am Wortlaut scheitern. Schrieb der Absender „Ihr Aufenthalt ist bestätigt“ und Sie suchen nach „Hotelreservierung“, findet ein Stichwortindex nichts, was passt.

Inbox Search ist ein Outlook-Add-In für genau diese Fälle. Es findet E-Mails vollständig auf Ihrem Gerät nach ihrer Bedeutung, und weil es in Outlook läuft statt daneben, funktioniert es gleich im neuen und im klassischen Outlook unter Windows, in Outlook für Mac und in Outlook im Web. Es verbindet semantische Suche mit Stichwortabgleich, sodass exakte Begriffe wie eine Rechnungsnummer weiterhin zuerst kommen, und sein KI-Modell ist auf mehr als 50 Sprachen trainiert.

In einer Hinsicht kann es weniger als die beiden Werkzeuge oben: Es durchsucht nur E-Mails in Ihrem primären Postfach, ohne Dateien, freigegebene Postfächer, öffentliche Ordner und Online-Archiv. Stichwortsuche und Indizierung sind kostenlos und unbegrenzt, dazu kommen 5 KI-Treffer pro Tag; Pro hebt das Limit für 7,99 € pro Monat oder 79 € pro Jahr auf, inklusive MwSt., mit 7 Tagen kostenloser Testphase (siehe Preise).

Welches sollten Sie wählen?

• Klassisches Outlook, Outlooks eigene Elemente und Ihre Netzlaufwerke an einem Ort: Lookeen.
• Eine Suche über Microsoft 365, Slack und mehrere E-Mail-Konten: X1 Search.
• Der niedrigste Jahrespreis für eine Person unter Windows: X1 Search, mit 79 US-Dollar gegenüber rund 108 € für Lookeen Basic.
• Nur E-Mails, auf jeder Plattform, oder Suchen, die immer wieder am Wortlaut scheitern: Inbox Search.

Alle drei haben kostenlose Testphasen, und keines verändert Ihr Postfach. Der fairste Test ist deshalb, zwei davon parallel laufen zu lassen und nach fünf E-Mails zu suchen, die Sie zuletzt nur mühsam gefunden haben. Mehr zu den einzelnen Werkzeugen finden Sie in unseren Artikeln zu Lookeen-Alternativen und Alternativen zu X1 Search sowie in unserem Vergleich der besten Outlook-Suchtools.

Häufige Fragen

X1 Search vs. Lookeen: Was ist besser? Lookeen passt zu allen, die direkt im klassischen Outlook suchen wollen, über E-Mails, Termine, Aufgaben, Notizen und Kontakte sowie Dateien auf dem Desktop und auf Netzlaufwerken. X1 Search passt zu allen, deren Informationen über Microsoft 365, Slack und mehrere E-Mail-Konten verteilt sind oder die tiefe Metadatenfilter brauchen. Beide laufen nur unter Windows, und die alltägliche Suche ist bei beiden ein Stichwortabgleich.

Ist X1 Search günstiger als Lookeen? Für einen einzelnen Nutzer ja. X1 Search kostet 79 US-Dollar im Jahr oder 237 US-Dollar für drei Jahre, oft reduziert auf 189 US-Dollar. Lookeen kostet 9, 12 oder 25 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, im günstigsten Tarif also rund 108 Euro im Jahr, inklusive MwSt. Für Teams gibt es bei beiden Mengenlizenzen mit Preisen auf Anfrage.

Funktionieren X1 Search und Lookeen auf dem Mac oder in Outlook im Web? Nein. Stand November 2026 laufen beide nur unter Windows. Laut X1 steht eine Mac-Version nicht unmittelbar bevor, und Lookeen nennt nur Windows-Versionen. Inbox Search ist ein Outlook-Add-In und läuft deshalb neben Windows auch in Outlook für Mac und in Outlook im Web.

Nutzen Lookeen und X1 Search KI? Beide, auf unterschiedliche Weise. Lookeen hat einen KI-Assistenten für Zusammenfassungen, Antworten und Kernpunkte, der auf ChatGPT-Modellen läuft, mit einem Tageskontingent je Tarif. X1 Search nutzt KI, um Inhalte zu klassifizieren und zu verschlagworten, und empfiehlt dafür eine dedizierte Grafikkarte. Bei beiden durchsucht das alltägliche Suchfeld einen Stichwortindex.