如何在 Outlook 应用中搜索(桌面版、网页版和移动版)

无论您是在桌面上、浏览器中还是手机上使用 Outlook,找到一封特定的邮件本不该很难。但 Outlook 的搜索在不同版本中的工作方式各不相同,而且大多数人并不了解能让搜索更好用的运算符、筛选条件和快捷键。下面介绍如何在每个版本中搜索 Outlook 收件箱,以及原生搜索不够用时该怎么办。

如何在 Outlook 中搜索收件箱

基本操作在所有地方都一样:点击(或点按)搜索栏,输入您要找的内容,然后按 Enter。但搜索栏的位置、工作方式以及可用的选项,会因版本而异。

经典版 Outlook for Windows

搜索栏位于收件箱顶部。点击它或按 Ctrl+E 即可激活搜索。默认情况下,经典版 Outlook 只搜索当前文件夹——所以如果您在收件箱中,它不会找到“已发送邮件”、“草稿”或子文件夹中的邮件。

要搜索所有文件夹:点击搜索栏,然后在功能区中找到出现的“搜索”选项卡。点击“所有邮箱”以扩大范围。您也可以根据想撒多大的网,点击“当前文件夹”、“所有子文件夹”或“所有 Outlook 项目”。

经典版 Outlook 在您的电脑上使用本地 Windows Search 索引。如果搜索没有返回结果,可能需要重建索引——请参阅我们关于Outlook 搜索无法使用时如何修复的指南。

新版 Outlook for Windows

新版 Outlook 把搜索栏放在顶部正中。按 Ctrl+E 或直接开始输入即可。点击搜索栏时,新版 Outlook 会显示最近的搜索和建议的联系人。

关键区别:新版 Outlook 使用服务器端搜索,而不是本地索引。您的搜索在 Microsoft 的服务器上运行,这意味着即使邮件尚未同步到本地,您也能找到它们。缺点是:服务器端搜索存在找不到较旧邮件的已知问题,而且并不总能按日期对结果排序。

运行搜索后,使用结果上方的“筛选”按钮,可按发件人、日期范围、附件或文件夹缩小范围。

网页版 Outlook

在 outlook.office.com 或 outlook.live.com 上,搜索栏位于页面顶部。点击它并输入您的查询。搜索范围默认为当前文件夹——点击搜索范围下拉列表中的“全部”,即可搜索整个邮箱。

网页版 Outlook 支持与桌面版相同的搜索运算符(请参阅下方的运算符表)。搜索后,使用左侧的“筛选”面板,可按日期、发件人或附件状态缩小范围。

Outlook 移动版(iOS 和 Android)

点按应用顶部的搜索图标(放大镜)。Outlook 移动版默认搜索所有文件夹——无需更改范围。它还会把常联系的人和最近的搜索作为建议显示出来。

移动端搜索比桌面版更受限:它不支持所有运算符,结果按相关性排序,且无法重新按日期排序。如果您需要精确控制,请使用桌面版或网页版。

Outlook 搜索运算符和筛选条件

除了只输入关键词,您还可以使用搜索运算符来针对邮件的特定部分进行搜索。它们适用于经典版 Outlook、新版 Outlook 和网页版 Outlook。

您可以组合运算符:from:sarah subject:budget hasattachment:yes 可找到 Sarah 发来的、主题中含有“budget”且带附件的邮件。

在经典版 Outlook 中,您还可以使用 AND、OR 和 NOT 来组合搜索词:budget AND Q3 NOT draft。这些布尔运算符在新版 Outlook 或网页版 Outlook 中并不可靠。有关所有运算符的完整列表及各版本的兼容性,请参阅我们的 Outlook 搜索运算符速查表。

搜索的键盘快捷键

• Ctrl+E(Windows)/ Cmd+E(Mac):打开搜索栏
• Ctrl+Shift+F(经典版 Outlook):打开“高级查找”对话框,进行多字段搜索
• Esc:关闭搜索并返回邮箱
• Enter:执行搜索

您会遇到的局限

Outlook 搜索对简单查询效果不错——发件人姓名、主题行中的关键词。但它有一些真正会让人栽跟头的局限:

• 仅按关键词匹配。Outlook 搜索的是确切的字词。如果邮件里写的是“预订确认”,而您搜索“酒店预订”,Outlook 就找不到它——尽管两者意思相同。
• 仅按前缀匹配。Outlook 从单词开头开始匹配。搜索“budget”能找到“budgeting”,但搜索“dget”什么也找不到。
• 短数字会被忽略。Microsoft 的文档说明,索引器会跳过不足五位的数字。搜索“4521”不会在邮件正文中找到该字符串。
• 新版 Outlook 会丢弃较旧的结果。当匹配项“太多”时,服务器端搜索会悄悄停止返回结果——这意味着较旧的邮件可能根本不会出现。
• 新版 Outlook 中没有按日期排序。结果按“相关性”排序,重新按日期排序的能力有限。

当您需要的不只是关键词搜索时

如果您经常找不到明知存在的邮件,或者需要按含义而不是确切关键词搜索,Outlook 内置搜索可能不够用。Inbox Search 是一款添加了语义搜索的 Outlook 加载项——它使用设备端 AI 理解您的意思,而不仅仅是您输入的字词。

搜索“柏林出差的差旅费用”,即使没有任何邮件包含这些确切字词,它也能找到相关邮件。它完全在您的设备上运行(任何邮件数据都不会离开您的电脑),适用于所有版本的 Outlook,并且可以在不到一分钟内从 Microsoft Marketplace 安装。

想详细了解与其他搜索工具的对比,请参阅 Outlook 搜索工具对比。

常见问题

如何在 Outlook 中搜索我的收件箱? 点击 Outlook 窗口顶部的搜索栏(或按 Ctrl+E),输入搜索词,然后按 Enter。默认情况下,Outlook 只搜索当前文件夹。要搜索所有文件夹,请点击搜索范围下拉列表,选择“所有邮箱”或“所有文件夹”。您可以使用发件人、日期范围、附件等筛选条件缩小结果范围。

Outlook 支持哪些搜索运算符? Outlook 支持多种搜索运算符:from:姓名(来自特定发件人的邮件)、to:姓名(发给特定收件人的邮件)、subject:关键词(仅搜索主题行)、hasattachment:yes(仅含附件的邮件),以及 received:today 或 received:last week(日期筛选)。在经典版 Outlook 中,您还可以用 AND、OR 和 NOT 组合搜索词。

为什么我在 Outlook 中找不到明知存在的邮件? Outlook 内置搜索有几个已知的局限:它只从单词开头匹配(不匹配中间),会忽略不足五位的数字,在结果过多时会悄悄丢弃较旧的邮件,而新版 Outlook 的服务器端搜索甚至可能完全漏掉某些邮件。如果您总是漏掉邮件,可能是搜索范围设置得太窄,或者需要重建搜索索引。