Como pesquisar no aplicativo Outlook (desktop, web e celular)

Seja usando o Outlook no desktop, no navegador ou no celular, encontrar um e-mail específico não deveria ser difícil. Mas a pesquisa do Outlook funciona de forma diferente em cada versão, e a maioria das pessoas não conhece os operadores, filtros e atalhos que a tornam mais útil. Veja como pesquisar sua caixa de entrada do Outlook em todas as versões — e o que fazer quando a pesquisa nativa não basta.

Como pesquisar sua caixa de entrada no Outlook

O básico é igual em todo lugar: clique (ou toque) na barra de pesquisa, digite o que procura e pressione Enter. Mas onde fica a barra de pesquisa, como ela funciona e quais opções você tem variam conforme a versão.

Outlook clássico para Windows

A barra de pesquisa fica no topo da sua caixa de entrada. Clique nela ou pressione Ctrl+E para ativar a pesquisa. Por padrão, o Outlook clássico pesquisa apenas a pasta atual — então, se você está na Caixa de Entrada, ele não encontra e-mails em Itens Enviados, Rascunhos ou subpastas.

Para pesquisar todas as pastas: clique na barra de pesquisa e procure a guia Pesquisa que aparece na faixa de opções. Clique em Todas as Caixas de Correio para ampliar o escopo. Você também pode clicar em Pasta Atual, Todas as Subpastas ou Todos os Itens do Outlook, conforme a abrangência desejada.

O Outlook clássico usa um índice local do Windows Search na sua máquina. Se a pesquisa não retorna resultados, o índice pode precisar ser reconstruído — veja nosso guia sobre como corrigir a pesquisa do Outlook quando ela não funciona.

Novo Outlook para Windows

O novo Outlook tem a barra de pesquisa em destaque, no topo. Pressione Ctrl+E ou simplesmente comece a digitar. Ao clicar na barra de pesquisa, o novo Outlook mostra pesquisas recentes e contatos sugeridos.

A principal diferença: o novo Outlook usa pesquisa no servidor em vez de um índice local. Sua pesquisa roda nos servidores da Microsoft, o que significa que você encontra e-mails mesmo que eles não tenham sido sincronizados localmente. A desvantagem: a pesquisa no servidor tem problemas conhecidos com e-mails mais antigos que somem e nem sempre consegue ordenar os resultados por data.

Depois de executar uma pesquisa, use o botão Filtro acima dos resultados para restringir por remetente, intervalo de datas, anexos ou pasta.

Outlook na web

Em outlook.office.com ou outlook.live.com, a barra de pesquisa fica no topo da página. Clique nela e digite sua consulta. O escopo da pesquisa tem como padrão a pasta atual — clique em Todos na lista suspensa de escopo para pesquisar toda a caixa de correio.

O Outlook na web oferece suporte aos mesmos operadores de pesquisa das versões desktop (veja a tabela de operadores abaixo). Depois de pesquisar, use o painel Filtros à esquerda para restringir por data, remetente ou status de anexo.

Outlook para celular (iOS e Android)

Toque no ícone de pesquisa (lupa) no topo do aplicativo. O Outlook para celular pesquisa em todas as pastas por padrão — não é preciso alterar o escopo. Ele também exibe pessoas contatadas com frequência e pesquisas recentes como sugestões.

A pesquisa no celular é mais limitada que no desktop: ela não oferece suporte a todos os operadores, e os resultados são ordenados por relevância, sem opção de reordenar por data. Se você precisa de controle preciso, use a versão desktop ou web.

Operadores e filtros de pesquisa do Outlook

Em vez de digitar apenas palavras-chave, você pode usar operadores de pesquisa para direcionar partes específicas dos seus e-mails. Eles funcionam no Outlook clássico, no novo Outlook e no Outlook na web.

Você pode combinar operadores: from:sarah subject:budget hasattachment:yes encontra e-mails da Sarah com "budget" no assunto que tenham anexos.

No Outlook clássico, você também pode usar AND, OR e NOT para combinar termos: budget AND Q3 NOT draft. Esses operadores booleanos não funcionam de forma confiável no novo Outlook nem no Outlook na web. Para a lista completa de todos os operadores e a compatibilidade por versão, veja nosso guia rápido dos operadores de pesquisa do Outlook.

Atalhos de teclado para pesquisa

• Ctrl+E (Windows) / Cmd+E (Mac): abrir a barra de pesquisa
• Ctrl+Shift+F (Outlook clássico): abrir a caixa de diálogo Pesquisa Avançada para pesquisa em vários campos
• Esc: fechar a pesquisa e voltar à caixa de correio
• Enter: executar a pesquisa

As limitações que você vai encontrar

A pesquisa do Outlook funciona bem para consultas simples — o nome de um remetente, uma palavra-chave no assunto. Mas tem limitações reais que atrapalham as pessoas:

• Correspondência apenas por palavras-chave. O Outlook pesquisa palavras exatas. Se o e-mail diz "confirmação de reserva" e você pesquisa "reserva de hotel", o Outlook não o encontra — mesmo que signifiquem a mesma coisa.
• Correspondência apenas por prefixo. O Outlook corresponde a partir do início das palavras. Pesquise "relatório" e você encontrará "relatórios", mas pesquise "latório" e não encontrará nada.
• Números curtos são ignorados. A Microsoft documenta que números com menos de cinco dígitos são ignorados pelo indexador. Pesquisar "4521" não encontrará essa sequência no corpo de um e-mail.
• O novo Outlook descarta resultados mais antigos. A pesquisa no servidor para silenciosamente de retornar resultados quando há correspondências "demais" — o que significa que e-mails mais antigos podem nem aparecer.
• Sem ordenação por data no novo Outlook. Os resultados são ordenados por "relevância", com capacidade limitada de reordenar por data.

Quando você precisa de mais do que pesquisa por palavras-chave

Se você frequentemente não encontra e-mails que sabe que existem, ou se precisa pesquisar pelo significado em vez de por palavras-chave exatas, a pesquisa integrada do Outlook pode não bastar. O Inbox Search é um suplemento do Outlook que adiciona pesquisa semântica — ele usa IA no próprio dispositivo para entender o que você quer dizer, não apenas as palavras que digita.

Pesquise "despesas de viagem da viagem a Berlim" e ele encontra os e-mails relevantes mesmo que nenhum deles contenha essas palavras exatas. Ele roda inteiramente no seu dispositivo (nenhum dado de e-mail sai da sua máquina), funciona com todas as versões do Outlook e é instalado em menos de um minuto pelo Microsoft Marketplace.

Para uma comparação detalhada com outras ferramentas de pesquisa, veja Melhores ferramentas de pesquisa do Outlook comparadas.

Perguntas frequentes

Como pesquiso minha caixa de entrada no Outlook? Clique na barra de pesquisa no topo da janela do Outlook (ou pressione Ctrl+E), digite o termo de pesquisa e pressione Enter. Por padrão, o Outlook pesquisa apenas a pasta atual. Para pesquisar todas as pastas, clique na lista suspensa de escopo da pesquisa e selecione "Todas as Caixas de Correio" ou "Todas as Pastas". Você pode restringir os resultados com filtros de remetente, intervalo de datas, anexos e mais.

Quais operadores de pesquisa funcionam no Outlook? O Outlook oferece suporte a vários operadores de pesquisa: from:nome (e-mails de um remetente específico), to:nome (e-mails para um destinatário específico), subject:palavra (pesquisa apenas nas linhas de assunto), hasattachment:yes (apenas e-mails com anexos) e received:today ou received:last week (filtros de data). No Outlook clássico, você também pode combinar termos com AND, OR e NOT.

Por que não encontro e-mails que sei que existem no Outlook? A pesquisa integrada do Outlook tem várias limitações conhecidas: ela só corresponde a partir do início das palavras (não do meio), ignora números com menos de cinco dígitos, descarta silenciosamente e-mails mais antigos quando há resultados demais, e a pesquisa no servidor do novo Outlook pode deixar passar mensagens por completo. Se você perde e-mails com frequência, o escopo da pesquisa pode estar estreito demais ou o índice de pesquisa pode precisar ser reconstruído.