如何在 Outlook 中搜索旧邮件(包括已存档的邮件)

您知道那封邮件存在。也许是两年前的,也许在某个您几乎不记得创建过的存档文件夹里。但当您搜索它时,Outlook 什么也没返回。这是 Outlook 中最常见也最令人沮丧的问题之一——它的发生,源于 Outlook 在幕后处理旧邮件的方式。下面说明旧邮件为什么会从搜索中消失,以及把它们找回来的所有方法。

为什么旧邮件不出现在 Outlook 搜索中

在直接看解决办法之前,先理解 Outlook 搜索为什么会漏掉旧邮件会有帮助。主要有四个原因,解决办法取决于哪一个适用于您。

1. 缓存 Exchange 模式限制了下载内容

经典版 Outlook for Windows 使用缓存 Exchange 模式,它会在您的电脑上保留邮箱的本地副本。默认情况下,它只下载过去 12 个月的邮件(确切时段取决于您所在组织的设置)。较旧的邮件仍存在于服务器上,但不在本地缓存中——而由于经典版 Outlook 搜索的是本地索引,这些较旧的邮件对搜索是不可见的。

这是人们在经典版 Outlook 中找不到旧邮件最常见的原因。解决办法很简单——请参阅下面关于更改缓存时段的部分。

2. 新版 Outlook 会截断结果

新版 Outlook 使用服务器端搜索(Microsoft 的云搜索基础架构),理论上应该能找到每一封邮件,不论其新旧。但实际上,它存在一个已记录的问题:当查询匹配的邮件过多时,它会停止返回结果。较新的邮件会出现;较旧的邮件则被悄悄丢弃。

您的搜索词越常见(例如“会议”、“更新”、“报告”),缺少较旧结果的可能性就越大。

3. 邮件在联机存档中

如果您所在的组织使用 Microsoft 365 的联机存档(也称为 In-Place Archive),超过一定期限的邮件会自动从您的主邮箱移到存档中。联机存档是一个单独的邮箱——Outlook 不会把它纳入常规搜索。您需要转到存档并单独搜索。

4. 搜索范围太窄

默认情况下,Outlook 只搜索当前文件夹。如果您在收件箱中,而旧邮件被归档在子文件夹、“已发送邮件”或“已删除邮件”中,它就不会出现。在断定邮件丢失之前,请务必先检查搜索范围。

解决办法 1:在经典版 Outlook 中扩大缓存

这是在经典版 Outlook 中找到旧邮件最有效的办法。更改缓存时段以下载所有邮件的方法如下:

1. 打开经典版 Outlook。
2. 转到“文件” > “账户设置” > “账户设置”。
3. 双击您的 Exchange/Microsoft 365 账户。
4. 找到“要保持脱机的邮件”滑块。
5. 将它一直拖到“全部”。
6. 点击“下一步”,然后点击“完成”。

Outlook 将开始从服务器下载您的所有邮件。根据邮箱大小,这可能需要几分钟到几小时——一个包含多年邮件的 10 GB 邮箱,在网速较慢的情况下可能要花些时间。下载完成后,您所有的邮件(任何日期的)都会进入本地索引并可供搜索。

权衡:将缓存设为“全部”意味着您的整个邮箱都存储在本地。如果您的邮箱超过 50 GB,这会占用大量磁盘空间。对于大多数邮箱小于 20 GB 的人来说,为了可靠的搜索,这一权衡是值得的。

注意:此设置只存在于经典版 Outlook 中。新版 Outlook 不使用缓存 Exchange 模式——它始终在服务器端搜索。

解决办法 2:扩大搜索范围

确保您搜索的是所有文件夹,而不只是当前文件夹。

经典版 Outlook

1. 点击搜索栏(或按 Ctrl+E)。
2. 在功能区中出现的“搜索”选项卡上,点击“所有邮箱”。
3. 输入您的搜索内容并按 Enter。

新版 Outlook

1. 点击搜索栏。
2. 查找范围下拉列表(它可能显示“当前文件夹”或“当前邮箱”)。
3. 将其更改为“所有邮箱”或“所有文件夹”。
4. 输入您的搜索内容并按 Enter。

网页版 Outlook

1. 点击搜索栏。
2. 输入查询后,查看搜索栏下方的范围选择器。
3. 选择“全部”以搜索所有文件夹。

解决办法 3:搜索联机存档

如果您所在的组织使用 Microsoft 365 的联机存档,已存档的邮件不会出现在常规搜索中。您需要单独搜索存档。

经典版 Outlook

1. 在文件夹窗格(左侧)中,查找联机存档 - [您的姓名]。它显示在您主邮箱文件夹的下方。
2. 点击存档内的某个文件夹(例如存档的收件箱)。
3. 点击搜索栏并像往常一样搜索。请确保搜索范围包含存档文件夹。

新版 Outlook

1. 在文件夹列表中向下滚动,找到存档部分。
2. 转到存档内的某个文件夹。
3. 在存档文件夹内使用搜索栏。

网页版 Outlook

1. 联机存档会显示在左侧的文件夹窗格中。
2. 点击进入某个存档文件夹,并从那里搜索。

重要:Outlook 不会同时搜索您的主邮箱和联机存档。如果您在主邮箱中找不到要找的内容,就必须切换到存档并再次搜索。这是一个已知的限制,Microsoft 没有表示过要更改它。

解决办法 4:缩小搜索范围以减少结果被截断

如果您使用的是新版 Outlook,并怀疑较旧的结果被截断了,请在搜索中添加更多运算符,以减少匹配总数:

• 添加发件人:from:sarah project update
• 添加日期范围:received:last year project update
• 添加主题关键词:subject:project update
• 添加附件筛选:hasattachment:yes project update

搜索越具体,总结果越少,新版 Outlook 丢弃较旧结果的可能性也越小。有关更多缩小搜索范围的方法,请参阅我们的 Outlook 搜索运算符速查表。

解决办法 5:使用网页版 Outlook 进行服务器端搜索

如果您使用的是缓存受限的经典版 Outlook,而且无法更改设置(例如由 IT 部门控制),请尝试改用网页版 Outlook(outlook.office.com)搜索。网页版直接对服务器进行搜索,因此可以找到不在您本地缓存中的邮件。

这对联机存档没有帮助(您仍需单独搜索),但对查找位于主邮箱中、却在本地缓存范围之外的邮件很有用。

解决办法 6:重建搜索索引(经典版 Outlook)

如果您已将缓存设为“全部”,旧邮件仍然没有出现,那么本地搜索索引可能已损坏。重建索引会迫使 Windows 重新为您的整个邮箱建立索引。

1. 关闭 Outlook。
2. 打开“Windows 设置” > “隐私和安全性” > “搜索 Windows”。
3. 点击“高级索引选项”。
4. 点击“高级”。
5. 在“疑难解答”下,点击“重建”。
6. 等待索引重建完成(对于大型邮箱,这可能需要一段时间)。
7. 重新打开 Outlook 并再次尝试搜索。

有关更详细的故障排除步骤,请参阅我们的指南Outlook 搜索无法使用时如何修复。

PST 文件呢?

如果您的旧邮件已导出到 PST 文件(Outlook 数据文件),除非该 PST 已在 Outlook 中打开,否则常规搜索找不到它们。

1. 转到“文件” > “打开和导出” > “打开 Outlook 数据文件”。
2. 浏览到您的 PST 文件并将其打开。
3. PST 会作为一个单独的邮箱出现在文件夹窗格中。
4. 转到 PST 文件夹并在其内部搜索。

Outlook 可以在已打开的 PST 文件中搜索,但需要时间为内容建立索引。打开大型 PST 后,请等待索引完成,再期待完整的搜索结果。

速查:到哪里查找旧邮件

恢复被永久删除的邮件

如果邮件已被删除,并且不在“已删除邮件”中,您仍有可能恢复它:

1. 转到“已删除邮件”文件夹。
2. 在经典版 Outlook 中,点击功能区中的“文件夹”选项卡,然后点击“恢复已删除的项目”。在新版 Outlook 和网页版 Outlook 中,在“已删除邮件”文件夹顶部查找“恢复从此文件夹中删除的项目”。
3. 选择要恢复的邮件,然后点击“还原”。

这适用于在保留期内(通常为 14–30 天,取决于您所在组织的政策)删除的邮件。保留期过后,邮件将被永久删除,无法通过 Outlook 恢复。您的 IT 管理员也许能通过 eDiscovery 或备份系统恢复它。

当您仍然找不到邮件时

如果您已检查过缓存、扩大了范围、搜索了存档、打开了 PST 文件,却仍然找不到邮件——问题可能出在 Outlook 基于关键词的搜索本身。如果您搜索“去年春天供应商的那份提案”,而邮件主题是“Re: 更新后的价格结构”,Outlook 就无法把这两个概念联系起来。

Inbox Search 是一款按含义而不仅仅是关键词搜索的 Outlook 加载项。它使用设备端 AI 为您的整个邮箱建立语义索引,因此即使措辞完全不同,搜索“去年春天供应商的提案”也能找到正确的邮件。它完全在您的电脑上运行——任何邮件数据都不会发送到任何服务器——并为您主邮箱中的每封邮件(包括旧邮件)建立索引。

常见问题

如何在 Outlook 中搜索旧邮件? 点击搜索栏(Ctrl+E),输入您的关键词,并确保搜索范围设置为“所有邮箱”或“所有文件夹”,而不仅仅是当前文件夹。在经典版 Outlook 中,还要检查“缓存 Exchange 模式”是否设置为下载所有邮件(文件 > 账户设置 > 更改 > 要保持脱机的邮件 > 全部)。如果邮件在联机存档中,您需要在文件夹列表中选择“存档”,并在那里单独搜索。

为什么我在 Outlook 中找不到旧邮件? 最常见的原因:(1)缓存 Exchange 模式只同步近期邮件——较旧的邮件不会下载到本地,所以经典版 Outlook 的搜索索引找不到它们。(2)当匹配项过多时,新版 Outlook 的服务器端搜索会悄悄丢弃较旧的结果。(3)邮件可能已被移至联机存档,它是一个不包含在常规搜索中的单独邮箱。(4)您的搜索范围设置为“当前文件夹”而不是“所有邮箱”。

如何在 Outlook 中搜索联机存档? 在经典版 Outlook 中,展开文件夹列表(左侧窗格)中的“联机存档”,点击存档内的某个文件夹,然后使用搜索栏。在新版 Outlook 中,存档会作为文件夹列表中的单独部分出现——转到那里并从那里搜索。Outlook 不会同时搜索您的主邮箱和联机存档——您必须分别搜索它们。

如何让 Outlook 下载所有旧邮件以供搜索? 在经典版 Outlook 中:转到“文件”>“账户设置”>“账户设置”>双击您的 Exchange 账户>将“要保持脱机的邮件”滑块更改为“全部”。点击“下一步”和“完成”。Outlook 将开始从服务器下载所有邮件,根据邮箱大小,这可能需要数小时。新版 Outlook 中没有此设置,因为它始终在服务器端搜索。