Microsoft Copilot 能搜索您在 Outlook 中的邮件吗?

能——Copilot 可以搜索您的 Outlook 邮件,但它是回答问题,而不是查找邮件。让它查找某封特定邮件,您通常会得到一份对内容的总结,而不是一个能打开原邮件的链接。每次查询还要往返云端好几秒,并且在您现有订阅之外,还需要每用户每月 30 美元的 Microsoft 365 Copilot 许可证。

Microsoft 现在为您提供两种内置的 Outlook 搜索方式:传统搜索栏和 Copilot。一个快但笨,另一个聪明但慢。如果您只是想找到某封特定邮件,又不记得确切措辞,两者都不理想。下面介绍每种方式的工作原理、不足之处,以及当两者都让您不停翻找时该怎么办。

如何在 Outlook 中搜索邮件?

搜索栏在 Outlook 中已有数十年,工作方式依然如故。按 Ctrl+E(Windows)或 Cmd+E(Mac)聚焦搜索框,输入关键词,然后按 Enter。Outlook 会在您的邮件中查找这个确切的词,并返回所有匹配项。

您可以使用搜索运算符缩小结果范围:from:sarah 将结果限制为特定发件人,subject:invoice 仅搜索主题行,hasattachment:yes 筛选出带附件的邮件。在经典版 Outlook 中,您还可以用 AND、OR 和 NOT 组合搜索词。这些运算符在新版 Outlook 和网页版 Outlook 中也可使用,不过行为因版本略有差异。

对大多数人来说,这就够了——直到不够为止。当您想不起别人说的是“预算”、“支出”还是“拨款”时,关键词搜索就成了猜谜。

如何在 Outlook 中搜索所有文件夹和邮箱?

Outlook 搜索最常见的一个令人沮丧之处是,它默认只搜索当前文件夹。如果您正在查看收件箱,而您需要的邮件在子文件夹或“已发送邮件”中,它就不会出现。您需要更改搜索范围,才能搜索全部邮件。

经典版 Outlook for Windows

点击搜索栏,然后查看功能区中出现的“搜索”选项卡。点击“所有邮箱”以搜索一切——每个文件夹、每个账户。您也可以选择“当前文件夹”、“所有子文件夹”或“所有 Outlook 项目”(包括联系人、日历事件和任务)。

新版 Outlook for Windows

点击搜索栏,并在其正下方找到范围下拉列表。将其从“当前文件夹”改为“所有邮箱”。新版 Outlook 针对 Microsoft 的云端运行服务器端搜索,因此可以找到尚未同步到本地的邮件——但当结果过多时,它也可能漏掉较旧的邮件。

网页版 Outlook

点击搜索栏,然后在范围下拉列表中选择“全部”。这会搜索您的整个邮箱,包括收件箱、已发送邮件、草稿、存档和任何自定义文件夹。

如果您连接了多个邮箱账户,搜索所有邮箱可一次覆盖每个账户。有关多账户搜索的更深入介绍,请参阅我们的指南如何在 Outlook 中同时搜索多个账户。

Copilot 在 Outlook 中究竟能做什么?

Microsoft 365 Copilot 以对话式 AI 助手的形式来到了 Outlook。您不必在搜索栏中输入关键词,而是可以用日常语言向 Copilot 提问——“Sarah 说了什么关于第三季度预算的内容?”或“找出上个月带有会议议程的那封邮件”——它会通过分析您的邮箱生成回答。

Copilot 有几件事做得不错。它可以总结很长的邮件线程,让您不必读完 40 条回复就能找到做出的决定。它可以根据对话上下文起草回复。它还能回答有关您邮件的问题——这些问题如果手动拼凑要花很长时间,比如“我的下一个航班是什么时候?”或“团队本周分配给我哪些待办事项?”

对于这些用途,Copilot 确实有用。它不是搜索工具——而是一个碰巧会读您邮件的助手。

Copilot 适合搜索邮件吗?

当您试图把 Copilot 当作 Outlook 搜索的替代品时,麻烦就开始了。如果您的目标是找到某封特定邮件——不是总结线程或得到笼统的答案,而是定位某一封特定的邮件——Copilot 有一些实实在在的缺点。

最大的一个是速度。每次 Copilot 查询都要从您的电脑传到 Microsoft 的云服务器,由大语言模型处理,再传回来。每次回复,这一往返需要几秒钟。当您在寻找某封特定邮件、需要多次调整搜索时,这些秒数会很快累积起来。原生 Outlook 搜索不到一秒就能返回结果。任何带本地索引的搜索工具也是如此。

然后是成本。Copilot 需要Microsoft 365 Copilot 许可证,在您现有的 Microsoft 365 订阅之外,每用户每月 30 美元。对于一个 50 人的组织,每年就是 18,000 美元。如果您的主要用途是“更好地找邮件”,那这是一个昂贵的搜索栏。

Copilot 返回的内容也存在错位。让它“找出 Sarah 关于合同的那封邮件”,您往往会得到一份 Sarah 所说内容的总结——而不是直接打开邮件本身的链接。Copilot 是为回答问题而构建的,而不是为呈现特定邮件。当您需要转发那封确切的邮件,或核对原文中的某个细节时,总结是不够的。

准确性是另一个问题。大语言模型有时会引用不存在的邮件,或把不同线程的细节混为一谈。在与 AI 的随意聊天中,小错误无伤大雅。但当您在寻找某份特定文档,或确认某人书面说过什么时,这种误差就很重要了。

最后是隐私方面。Copilot 在 Microsoft 的服务器上处理您的查询和邮件内容。Microsoft 声明数据保留在您的租户边界内,且不用于训练模型,但处理仍然是在远程进行的。对于有严格数据驻留要求的用户或组织来说,这值得考虑。

Outlook 内置搜索有哪些局限?

Copilot 的局限可能会让您回到常规搜索栏——但原生 Outlook 搜索也有自己已被充分记录的问题:

• 仅按关键词匹配。如果邮件里写的是“预订确认”,而您搜索“酒店预订”,Outlook 就找不到它。它匹配的是字词,而不是含义。
• 前缀匹配。Outlook 从单词开头开始匹配。搜索“port”能找到“portfolio”,但搜索“folio”什么也找不到。更多内容请参阅我们的文章为什么 Outlook 无视确切字词。
• 结果缺失。当匹配项过多时,新版 Outlook 的服务器端搜索可能会悄悄把较旧的邮件从结果中丢弃。
• 新版 Outlook 中没有按日期排序。搜索结果按“相关性”排序,重新按日期排序的能力有限。
• 索引问题。经典版 Outlook 依赖 Windows Search 索引,它可能损坏、停滞或落后——需要手动重建。

所以,原生搜索快但有限。Copilot 更聪明,却又慢又贵。有没有折中的办法?

有没有更快的按含义搜索 Outlook 的方法?

Inbox Search 是一款专为填补这一空白而打造的 Outlook 加载项。它使用设备端 AI 理解您的搜索意味着什么——类似于 Copilot 理解自然语言的方式——但整个过程都在您的电脑上本地运行。没有云端往返,不必等待几秒钟才有回复,也没有额外订阅。

搜索“柏林出差的差旅费用”,即使没有任何邮件包含这几个字,它也能找到相关邮件。搜索一个确切的姓名或发票号码,该精确匹配会排在最前。它将语义嵌入与关键词匹配(TF-IDF)相结合,因此您既获得传统搜索的精确度,又获得 AI 理解的召回能力。

由于一切都通过 Transformers.js 在本地运行,您的邮件内容绝不会离开您的设备。没有外部服务器处理您的查询。而且由于它是来自 Microsoft Marketplace 的 Outlook 加载项,它可以在您已经在用的 Outlook 界面中工作——Windows、Mac 和网页版 Outlook。

Outlook 搜索、Copilot 和 Inbox Search 如何对比?

您应该使用哪种搜索方式?

这取决于您想做什么。如果您知道确切的关键词、发件人或主题行,原生 Outlook 搜索是最快的途径。它是内置的、即时的,配合恰当的搜索运算符,能很好地处理直接的查询。没有必要想得太复杂。

当您需要总结一个很长的线程、结合上下文起草回复,或提出像“Henderson 项目的进展如何?”这样宽泛的问题时,Copilot 物有所值。它会汇总多封邮件中的信息,并给出连贯的回答。把它当作替您阅读收件箱的助手——而不是搜索引擎。

两种选择都没覆盖到的,是中间地带:您需要某封特定的邮件,但不太记得它的措辞。这正是 Inbox Search 的用武之地。它提供 Copilot 的语义理解和原生搜索的速度——而且没有每月 30 美元的价格。想进一步了解它与其他工具的对比,请参阅我们的完整对比。

常见问题

Copilot 能搜索我在 Outlook 中的所有邮件吗? Copilot 可以用自然语言回答有关您邮件的问题,但它不是传统的搜索工具。它通过 Microsoft 的云服务器处理查询,这意味着每次回复都要几秒钟。它还倾向于总结或转述,而不是向您展示您要找的那封具体邮件。要快速定位某封特定邮件,原生 Outlook 搜索或像 Inbox Search 这样的专用搜索加载项更快。

如何在 Outlook 中搜索所有文件夹? 在经典版 Outlook 中,点击搜索栏(或按 Ctrl+E),然后点击功能区中的“搜索”选项卡,选择“所有邮箱”或“所有 Outlook 项目”。在新版 Outlook 中,点击搜索栏,并将范围下拉列表从“当前文件夹”改为“所有邮箱”。在网页版 Outlook 中,点击搜索栏,并在范围选项中选择“全部”。这会搜索每个文件夹,包括收件箱、已发送邮件、草稿和任何自定义文件夹。

仅为了邮件搜索而使用 Copilot 值得吗? 如果您唯一的目标是更快地找到特定邮件,很可能不值得。每用户每月 30 美元的 Copilot 许可证是为范围广得多的功能设计的——总结、起草、会议准备,以及跨 Word、Excel、Teams 等的跨应用 AI 协助。对于具备语义理解的专用邮件搜索,Inbox Search 是一种成本更低的替代方案,在本地运行并即时返回结果。

搜索 Outlook 最快的方法是什么? 按 Ctrl+E(Mac 上为 Cmd+E)打开搜索栏,并使用 from:、subject: 和 hasattachment:yes 等运算符缩小结果范围。对于不记得确切措辞的搜索,Inbox Search 是一款使用设备端 AI 按含义匹配的加载项——响应速度与原生搜索一样即时,因为一切都在本地运行。