Microsoft Copilot で Outlook のメールを検索できますか?

はい — Copilot は Outlook のメールを検索できますが、メッセージを見つけるのではなく、質問に答えます。特定のメールを探すよう頼むと、たいていは、元のメールを開くリンクではなく、そこで語られた内容の要約が返ってきます。また、クエリのたびにクラウドへ数秒の往復が発生し、既存のサブスクリプションに加えて、1 ユーザーあたり月額 $30 の Microsoft 365 Copilot ライセンスが必要です。

Microsoft は現在、Outlook を検索する組み込みの方法を 2 つ用意しています。従来の検索バーと Copilot です。一方は速いが賢くありません。もう一方は賢いが遅い。正確な言い回しを覚えていないまま特定のメールを見つけたいだけの場合、どちらも理想的とは言えません。それぞれの仕組み、足りない点、そして両方ともスクロールで探し回る羽目になるときの対処法を紹介します。

Outlook でメールを検索するには?

検索バーは何十年も前から Outlook にあり、今も同じように動作します。Ctrl+E (Windows) または Cmd+E (Mac) を押して検索フィールドにフォーカスし、キーワードを入力して Enter キーを押します。Outlook はメールの中からその語句そのものを探し、一致したものを返します。

検索演算子で結果を絞り込めます。from:sarah は特定の送信者に、subject:invoice は件名のみの検索に、hasattachment:yes は添付ファイル付きのメールに絞り込みます。クラシック Outlook では、AND、OR、NOT で語句を組み合わせることもできます。これらの演算子は、新しい Outlook と Outlook on the web でも動作しますが、動作はバージョンによって少し異なります。

ほとんどの人にとっては、これで十分です。十分でなくなるまでは。誰かが「予算」と言ったのか「支出」と言ったのか「割り当て」と言ったのか思い出せなくなった瞬間、キーワード検索は当てずっぽうになります。

Outlook で、すべてのフォルダーとメールボックスを検索するには?

Outlook の検索で最もよくある不満の 1 つは、既定で現在のフォルダーのみが対象になることです。受信トレイを見ていて、必要なメールがサブフォルダーや送信済みアイテムにある場合、表示されません。すべてのメールを検索するには、検索範囲を変更する必要があります。

クラシック Outlook for Windows

検索バーをクリックし、リボンに表示される[検索] タブを見ます。[すべてのメールボックス] をクリックすると、すべてのフォルダー、すべてのアカウントを検索します。[現在のフォルダー]、[すべてのサブフォルダー]、[すべての Outlook アイテム] (連絡先、予定、タスクを含む) を選ぶこともできます。

新しい Outlook for Windows

検索バーをクリックし、そのすぐ下にある範囲のドロップダウンを探します。[現在のフォルダー] から [すべてのメールボックス] に変更します。新しい Outlook は、Microsoft のクラウド上でサーバー側の検索を実行するため、ローカルに同期されていないメールも見つけられます。ただし、結果が多すぎる場合は、古いメッセージを見逃すこともあります。

Outlook on the web

検索バーをクリックし、範囲のドロップダウンから [すべて] を選びます。これで、受信トレイ、送信済みアイテム、下書き、アーカイブ、すべてのユーザー設定フォルダーを含む、メールボックス全体が検索されます。

複数のメール アカウントを接続している場合、すべてのメールボックスを検索すると、すべてのアカウントを一度に対象にできます。複数アカウントの検索の詳しい手順については、Outlook で複数のアカウントを同時に検索する方法のガイドをご覧ください。

Outlook で Copilot は実際に何をするのか?

Microsoft 365 Copilot は、会話型の AI アシスタントとして Outlook に登場しました。検索バーにキーワードを入力する代わりに、「第 3 四半期の予算について Sarah は何と言っていましたか?」「先月のカンファレンスの日程表が載ったメールを見つけて」のように、普通の言葉で Copilot に質問すると、メールボックスを分析して回答を生成します。

Copilot は、いくつかのことをうまくこなします。長いメールのやり取りを要約して、40 件の返信を読まなくても決定事項が分かるようにしてくれます。会話の文脈に基づいて返信を下書きすることもできます。そして、手作業で組み立てると時間がかかるメールに関する質問に答えることもできます。「次のフライトはいつ?」「今週チームから割り当てられたアクション アイテムは?」といった質問です。

これらの用途では、Copilot は本当に役立ちます。検索ツールではなく、たまたまメールを読むアシスタントです。

Copilot はメール検索に向いていますか?

問題は、Copilot を Outlook の検索の代わりに使おうとしたときに始まります。目的が特定のメールを見つけること、つまり、スレッドの要約でも大まかな回答でもなく、特定の 1 通のメッセージを探し出すことなら、Copilot には現実的な欠点があります。

最大の欠点は速度です。Copilot へのクエリは、お使いのマシンから Microsoft のクラウド サーバーに送られ、大規模言語モデルで処理されて戻ってきます。この往復には、1 回の応答につき数秒かかります。特定のメールを探していて、何度か検索を絞り込む必要があるとき、その数秒はすぐに積み重なります。Outlook 標準の検索は 1 秒未満で結果を返します。ローカル インデックスを持つ検索ツールも同様です。

次にコストです。Copilot には、既存の Microsoft 365 サブスクリプションに加えて、1 ユーザーあたり月額 $30 の Microsoft 365 Copilot ライセンスが必要です。50 人の組織なら、年間 $18,000 です。主な用途が「メールをうまく見つけること」なら、高価な検索バーです。

Copilot が返すものにもミスマッチがあります。「Sarah からの契約についてのメールを見つけて」と頼むと、メールそのものを開く直接のリンクではなく、Sarah が言ったことの要約が返ってくることがよくあります。Copilot は質問に答えるために作られており、特定のメッセージを見つけ出すためのものではありません。そのメールをそのまま転送したり、原文の詳細を確認したりしたいとき、要約では足りません。

精度も懸念事項です。大規模言語モデルは、存在しないメールを参照したり、異なるスレッドの詳細を混同したりすることがあります。AI との気軽なチャットなら、小さな誤りは無害です。特定の文書を探しているときや、誰かが書面で述べたことを確認するときには、その誤差の幅が重要になります。

最後に、プライバシーの観点があります。Copilot は、クエリとメールの内容を Microsoft のサーバーで処理します。Microsoft は、データはテナントの境界内に留まり、モデルのトレーニングには使用されないと述べていますが、処理はやはりリモートで行われます。データ所在地に厳しい要件があるユーザーや組織にとっては、検討に値します。

Outlook 組み込みの検索の限界は?

Copilot の限界から、通常の検索バーに戻りたくなるかもしれません。しかし、Outlook 標準の検索にも、よく知られた問題があります。

• キーワードの照合のみ。メールに「予約確認」と書かれていて「ホテルの予約」と検索しても、Outlook は見つけられません。言葉に一致するのであり、意味には一致しません。
• 前方一致。Outlook は単語の先頭から一致します。「port」を検索すれば「portfolio」は見つかりますが、「folio」を検索しても何も見つかりません。詳しくは、Outlook が入力した語句を無視する理由の記事をご覧ください。
• 結果の欠落。新しい Outlook のサーバー側検索は、一致が「多すぎる」と、古いメールを黙って結果から切り捨てることがあります。
• 新しい Outlook には日付順の並べ替えがない。検索結果は「関連性」順に並び、日付順に並べ替え直す機能は限定的です。
• インデックスの問題。クラシック Outlook は Windows Search インデックスに依存しており、これが壊れたり、止まったり、遅れたりすることがあり、手動での再構築が必要になります。

つまり、標準の検索は速いが限定的です。Copilot は賢いが遅くて高価です。中間はないのでしょうか?

Outlook を意味で検索する、より速い方法はありますか?

Inbox Search は、まさにこの隙間のために作られた Outlook アドインです。デバイス上の AI で、検索が何を意味するかを理解します。Copilot が自然言語を理解するのと似ていますが、プロセス全体をお使いのマシン上でローカルに実行します。クラウドへの往復も、数秒待つ応答も、追加のサブスクリプションもありません。

「ベルリン出張の経費」と検索すれば、その語句を含むメールが 1 通もなくても、関連するメールが見つかります。正確な名前や請求書番号を検索すれば、その完全一致が最初に表示されます。セマンティック埋め込みとキーワード照合 (TF-IDF) を組み合わせているため、従来の検索の精度と、AI による理解の網羅性の両方が得られます。

すべてが Transformers.js を通じてローカルで動作するため、メールの内容がデバイスの外に出ることはありません。クエリを処理する外部サーバーはありません。また、Microsoft Marketplace の Outlook アドインなので、普段使っている Outlook の画面の中で動作します。Windows、Mac、Outlook on the web で利用できます。

Outlook の検索、Copilot、Inbox Search の比較は?

どの検索方法を使うべきか?

やりたいことによります。正確なキーワード、送信者、件名が分かっているなら、Outlook 標準の検索が最短です。組み込みで、瞬時に動作し、適切な検索演算子を使えば、単純な検索はうまくこなします。難しく考える必要はありません。

Copilot が真価を発揮するのは、長いスレッドを要約する、文脈に沿って返信を下書きする、「Henderson プロジェクトの状況は?」のような広い質問をする場面です。複数のメールから情報をまとめ、一貫した回答を示します。検索エンジンではなく、受信トレイを代わりに読んでくれるアシスタントだと考えてください。

どちらの選択肢もカバーしないのが、中間の領域です。特定のメールが必要なのに、言い回しをはっきり覚えていない。そこで役立つのが Inbox Search です。Copilot のセマンティックな理解を、標準の検索の速さで、しかも月額 $30 の価格なしで提供します。ほかのツールとの比較については、徹底比較をご覧ください。

よくある質問

Copilot で Outlook のすべてのメールを検索できますか? Copilot は、自然言語でメールに関する質問に答えられますが、従来型の検索ツールではありません。クエリは Microsoft のクラウド サーバーを通じて処理されるため、1 回の応答に数秒かかります。また、探している特定のメールを表示するのではなく、要約や言い換えをする傾向があります。特定のメッセージをすばやく見つけるには、Outlook 標準の検索や、Inbox Search のような専用の検索アドインのほうが速くなります。

Outlook ですべてのフォルダーを検索するには? クラシック Outlook では、検索バーをクリックし (または Ctrl+E を押し)、リボンの [検索] タブをクリックして、「すべてのメールボックス」または「すべての Outlook アイテム」を選びます。新しい Outlook では、検索バーをクリックし、範囲のドロップダウンを「現在のフォルダー」から「すべてのメールボックス」に変更します。Outlook on the web では、検索バーをクリックし、範囲のオプションから「すべて」を選びます。これで、受信トレイ、送信済みアイテム、下書き、すべてのユーザー設定フォルダーを含む、すべてのフォルダーが検索されます。

メール検索のためだけに Copilot は価値がありますか? 特定のメールをより速く見つけることだけが目的なら、おそらく見合いません。1 ユーザーあたり月額 $30 の Copilot ライセンスは、要約、下書き作成、会議の準備、Word、Excel、Teams などをまたぐ AI 支援といった、はるかに幅広い機能のために設計されています。セマンティックな理解を備えた専用のメール検索には、Inbox Search が、ローカルで動作して瞬時に結果を返す、より低コストの代替手段です。

Outlook を検索する最も速い方法は? Ctrl+E (Mac では Cmd+E) を押して検索バーを開き、from:、subject:、hasattachment:yes などの演算子で結果を絞り込みます。正確な言い回しを覚えていない検索には、Inbox Search が、デバイス上の AI で意味に一致させるアドインです。すべてがローカルで動作するため、標準の検索と同じ瞬時の応答時間です。