Erweiterte Suche im neuen Outlook: Was Sie stattdessen nutzen

Wenn Sie sich auf die Erweiterte Suche verlassen haben, also auf das Fenster, in dem Sie eine genaue Suche über mehrere Felder zusammenstellen und sogar nach Nachrichteneigenschaften suchen konnten, haben Sie vermutlich gemerkt: Im neuen Outlook ist sie weg. Das Tastenkürzel bewirkt nichts, und es gibt keinen Menüeintrag dafür. Hier steht, wohin die Funktion verschwunden ist und wie Sie sie nachbauen.

Was mit der Erweiterten Suche passiert ist

Die Erweiterte Suche war eine Funktion für versierte Nutzer im klassischen Outlook. Der eigene Dialog, geöffnet mit Strg+Umschalt+F, ließ Sie Suchen über mehrere Kriterien zusammenstellen (Betreff, Absender, Datum, Wichtigkeit, Anlagen, Nachrichtengröße und mehr), ohne Operatoren eintippen zu müssen. Das neue Outlook beruht auf einer anderen, webbasierten Grundlage und hat den Dialog nicht übernommen. Das Kürzel ist nicht belegt, und ein gleichwertiges Fenster gibt es nicht. Das passt zu einem größeren Muster: Auch andere Suchfunktionen des klassischen Outlook fehlen im neuen, etwa ein verlässliches Sortieren nach Datum und dynamische Suchordner.

So bauen Sie die Erweiterte Suche im neuen Outlook nach

Die meisten Abfragen der Erweiterten Suche lassen sich mit zwei Werkzeugen nachbauen: Operatoren und Filtern.

1. Die Abfrage mit Suchoperatoren zusammenstellen

Mit Operatoren kombinieren Sie dieselben Kriterien, die die Erweiterte Suche bot, direkt im Suchfeld:

from:sarah subject:vertrag hasattachment:yes received:last-month

Diese eine Abfrage deckt Absender, Betreff, Anlagen und Datum ab. Unser vollständiger Spickzettel zu den Outlook-Suchoperatoren (auf Englisch) listet jeden Operator und seine Schreibweise auf. Für Zeiträume gibt es außerdem unseren englischen Leitfaden How to Search Outlook by Date Range.

2. Filter für anklickbare Kriterien nutzen

Wenn Sie keine Syntax tippen wollen, grenzen Sie die Ergebnisse im neuen Outlook über die Filter ein, etwa auf ungelesene oder gekennzeichnete Nachrichten oder solche mit Anlagen. Die Filterschaltfläche rechts im Suchfeld öffnet außerdem ein Suchformular mit Feldern etwa für Absender, Empfänger, Betreff, Stichwörter, Zeitraum und Anlagen; Microsoft nennt das ebenfalls „erweiterte Suche“, es ist aber nicht der alte Dialog. Das Formular kann weniger als die Erweiterte Suche, deckt aber die häufigsten Fälle ab, ohne dass Sie Operatoren auswendig lernen.

3. Exakte Wortfolgen mit Anführungszeichen suchen

Mit der Erweiterten Suche war ein exakter Abgleich einfach. Im neuen Outlook setzen Sie Wortfolgen in gerade doppelte Anführungszeichen, etwa "unterschriebener Rahmenvertrag", um einen exakten Treffer zu erzwingen. Mehr dazu in Outlook-Suche ignoriert exakte Wörter.

4. Zum klassischen Outlook zurückwechseln (wenn es sein muss)

Hängt ein Arbeitsablauf wirklich an der Erweiterten Suche, hat das klassische Outlook für Windows sie weiterhin. Schalten Sie das neue Outlook mit dem Umschalter oben rechts im Fenster aus. Microsoft stellt mit der Zeit alle auf das neue Outlook um, betrachten Sie das also als Übergangslösung, nicht als Dauerzustand.

Wenn Operatoren nicht reichen

Operatoren können die Kriterien der Erweiterten Suche nachbilden, aber nicht ändern, was das neue Outlook mit den Ergebnissen macht. Die Relevanzsortierung ordnet sie trotzdem um, das Sortieren nach Datum ist unzuverlässig, und die serverseitige Suche kann ältere Treffer weglassen. Sie können die perfekte Abfrage bauen und die E-Mail trotzdem nicht sehen. Mit der lokalen, vorhersehbaren Suche der Erweiterten Suche war das selten das Problem. Fehlen Nachrichten, die es nachweislich gibt, lesen Sie warum die Outlook-Suche vorhandene E-Mails nicht findet.

Präzise suchen ohne den Dialog

Inbox Search ist ein Outlook-Add-In, das zurückbringt, was die Erweiterte Suche Ihnen eigentlich gab: vorhersehbare, genaue Ergebnisse. Sie beschreiben in normaler Sprache, was Sie suchen, etwa „Sarahs Vertrag mit der NDA im Anhang“, und die hybride Suche findet die Nachricht, ohne dass Sie Operatoren zusammensetzen müssen. Exakte Treffer haben weiterhin Vorrang vor ungefähren, und der vollständige Index liegt auf Ihrem Gerät, ohne Verarbeitung in der Cloud. Die KI-Suche ist auf Englisch trainiert und liefert bei deutschen E-Mails deutlich schwächere Ergebnisse; die Stichwortsuche funktioniert in jeder Sprache. Inbox Search läuft im neuen und im klassischen Outlook, in Outlook im Web und auf dem Mac. Stichwortsuche und Indizierung sind kostenlos und unbegrenzt, dazu kommen 5 KI-Treffer pro Tag; Pro kostet 7,99 € pro Monat oder 79 € pro Jahr inkl. MwSt., mit 7 Tagen kostenlosem Test (Preise).

Häufige Fragen

Wo ist die Erweiterte Suche im neuen Outlook? Den Dialog „Erweiterte Suche“ gibt es im neuen Outlook nicht. Das klassische Fenster, das Strg+Umschalt+F öffnete, wurde nicht in die neu gestaltete, webbasierte App übernommen, und das Tastenkürzel öffnet dort kein Suchfenster mehr.

Wie suche ich im neuen Outlook nach mehreren Kriterien? Kombinieren Sie Suchoperatoren im Suchfeld, zum Beispiel from:sarah subject:vertrag hasattachment:yes, und grenzen Sie mit den Filtern weiter ein, etwa auf ungelesene oder gekennzeichnete Nachrichten. Die Filterschaltfläche rechts im Suchfeld öffnet außerdem Felder für Absender, Betreff, Zeitraum und Anlagen. Damit lässt sich das meiste nachbauen, was die Erweiterte Suche konnte.

Hat das klassische Outlook noch die Erweiterte Suche? Ja. Das klassische Outlook für Windows enthält die Erweiterte Suche weiterhin, erreichbar mit Strg+Umschalt+F. Mit dem Umschalter oben rechts im neuen Outlook können Sie zum klassischen Outlook zurückkehren, Microsoft stellt die Nutzer aber nach und nach auf das neue Outlook um.

Welches Tastenkürzel öffnet die Erweiterte Suche? Im klassischen Outlook ist es Strg+Umschalt+F. Im neuen Outlook ist dem Kürzel nichts zugeordnet, weil es die Funktion dort nicht gibt.