Outlook 共享邮箱搜索无法使用?原因及解决办法

您打开 support@ 或 info@ 这样的共享邮箱,在搜索中输入客户的名字,却什么也没返回。或者只返回您当前所在文件夹的结果。共享邮箱搜索是 Outlook 中最失灵的部分之一,对于整天泡在共享收件箱里的团队来说,这是一笔每天都要交的“税”。下面说明出了什么问题,以及您可以怎么办。

为什么 Outlook 中的共享邮箱搜索会失败

搜索范围限定在当前文件夹。最常见的原因:在共享邮箱内搜索时,Outlook 经常把搜索限制在您正在查看的文件夹,而不是整个邮箱。把搜索扩大到“所有文件夹”的范围选择器要么缺失,要么与主邮箱中的表现不同。

自动映射的邮箱没有被完整索引。当管理员授予您“完全访问”权限后,共享邮箱通常会自动映射到您的配置文件中。自动映射的邮箱并不总能获得与正确添加的账户相同的本地索引待遇,导致搜索不完整或为空。

新版 Outlook 依赖服务器端搜索。与新版 Outlook 中的其他一切一样,共享邮箱搜索在 Microsoft 的服务器上运行。在您自己的邮箱中丢弃较旧结果的“找到足够多就停止”行为在这里同样适用,而共享邮箱的邮件量往往更大,使截断更严重。我们在为什么 Outlook 搜索找不到确实存在的邮件中讲解了这个根本原因。

其中一部分是“按设计如此”。Microsoft 将某些共享邮箱搜索限制记录为预期行为。这意味着无论怎么重建或修复,都改变不了它们。这是产品决策,而不是您电脑上的缺陷。

真正有效的解决办法

1. 扩大搜索范围

在共享邮箱内,找到搜索框旁边的范围选择器,将其从当前文件夹切换为所有文件夹或所有邮箱。仅此一项就能解决大量“搜索只返回一个文件夹”的反馈。

2. 将共享邮箱作为单独的账户添加

不要依赖自动映射,而是把共享邮箱作为独立的 Exchange 账户添加到您的 Outlook 配置文件中。直接添加的账户更有可能被完整索引并可供搜索。在经典版 Outlook 中,依次进入“文件” → “账户设置” → “新建”,并使用共享邮箱地址。如果您拥有完全访问权限,则无需密码。

3. 重建索引(经典版 Outlook)

在经典版 Outlook for Windows 中,停滞的索引同样会影响共享邮箱。依次进入“文件” → “选项” → “搜索” → “索引选项” → “高级” → “重建”,然后保持 Outlook 打开并联网数小时。完整步骤请参阅Outlook 搜索索引缓慢或卡住。

4. 从网页版 Outlook 搜索

当桌面客户端出现异常时,直接在网页版 Outlook 中登录共享邮箱,有时能返回更完整的结果,因为它完全绕过了本地索引的问题。

当这些办法都无法持续有效时

对许多团队来说,这些办法都无法完全奏效。按文件夹限定范围和服务器端截断是结构性的,而“按设计如此”的限制不是您能推翻的。当您的团队依赖在繁忙的共享收件箱中查找邮件,而且要找到全部邮件而不只是已打开文件夹中的近期邮件时,原生搜索会一直让您失望。

以共享收件箱应有的方式搜索

Inbox Search 是一款 Outlook 加载项,会为您的邮箱建立自己的本地索引,并一次性跨所有文件夹返回结果,按您想要的含义排序。它既按含义也按确切字词匹配,所以同事搜索“我们答应 Henderson 客户的退款”,即使没人用过这几个字,也能找到正确的邮件线程。不会向任何服务器发送数据——索引和搜索完全在运行 Outlook 的电脑上进行。

共享邮箱支持已列入近期路线图。在此之前,Inbox Search 已经能修复您主邮箱中失灵的搜索,而共享收件箱用户遇到这个问题同样频繁。

常见问题

为什么 Outlook 在共享邮箱中只搜索当前文件夹? Outlook 经常把共享邮箱的搜索范围限定在您正在查看的文件夹。将搜索框旁边的范围选择器从“当前文件夹”切换为“所有文件夹”或“所有邮箱”,即可搜索整个邮箱。

为什么我的共享邮箱搜索没有结果? 最常见的原因是自动映射的邮箱没有被完整索引,以及新版 Outlook 的服务器端搜索丢弃了结果。把共享邮箱作为单独的账户添加并重建索引,可以解决许多情况。

共享邮箱搜索是故意坏掉的吗? Microsoft 将部分共享邮箱搜索行为记录为“按设计如此”,也就是说某些限制是有意为之,无法从客户端更改。扩大范围并将邮箱作为完整账户添加,可以绕过其余的问题。

我可以同时搜索多个共享邮箱吗? 原生 Outlook 无法可靠地同时搜索多个邮箱。有关当前状况和变通办法,请参阅如何在 Outlook 中搜索多个账户。